Особенности учета денежных документов в бюджетных организациях. Особенности бухгалтерского учета денежных средств в автономных, бюджетных и казенных учреждениях (Беспалов М.В.). Оформление приема и выдачи наличных денег в кассе учреждения

Оформление приема и выдачи наличных денег в кассе учреждения

В составе финансовых активов бюджетного учреждения на счете 020100000 "Денежные средства учреждения" учитывается движение денежных средств на банковских счетах, в кассе, а также движение денежных документов.

Для учета наличных денег в кассе учреждения предназначен счет 0 201 04 000 "Касса". Учет соответствующих операций ведут в Журнале операций по счету "Касса" на основании кассовых отчетов.

При оформлении и учете операций по кассе учреждения руководствуются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40, с учетом следующих особенностей.

Наличные деньги принимают в кассу с использованием следующих документов:

Квитанции (ф. 0504510);

Приходного кассового ордера (ф. 0310001).
Примечание. Квитанции используют в случае, если наличные деньги принимают в установленном порядке от физических лиц без применения контрольно-кассовых машин. Если это делают уполномоченные учреждением лица, они ежедневно должны сдавать в кассу полученные деньги, оформленные Реестром сдачи документов, с приложением квитанций (копий).
Если кассир выдает из кассы наличные деньги раздатчикам, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, он делает записи в Книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий.

Если деньги выдают из кассы под отчет нескольким лицам, вместо индивидуальных Расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) применяют Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Такие ведомости могут составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные расходы и другие нужды. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.

Учет кассовых операций ведется в Кассовой книге (ф. 0504514), которая применяется для учета наличных денег как в рублях, так и в иностранной валюте. При этом поступление и расходование наличной иностранной валюты ведется на отдельных листах кассовой книги по видам валют.

Если в учреждении кассовые операции автоматизированы, правила ведения кассовой книги также должны соблюдаться.

Обеспечение бюджетных учреждений наличными денежными средствами

Обеспечение бюджетных учреждений наличными денежными средствами с 1 января 2009 года производится в соответствии с Правилами обеспечения наличными денежными средствами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденными приказом Минфина России от 03.09.2008 N 89н, далее - Приказ N 89н, которые устанавливают порядок обеспечения территориальными органами ОФК наличными деньгами получателей средств федерального бюджета.

Операции по обеспечению наличными деньгами получателей средств бюджета и их уполномоченных подразделений, операции по взносу наличных денег получателями средств бюджета учитываются на счетах, открытых УФК, в подразделениях расчетной сети Банка России или кредитных организациях.

Чековые книжки выдаются бюджетному учреждению бесплатно ОФК на основании представленного им заявления на получение денежных чековых книжек и подлежат учету и регистрации в журнале регистрации бланков денежных чековых книжек.

Перед выдачей чековой книжки получателю средств бюджета уполномоченный работник ОФК проверяет наличие всех денежных чеков в данной чековой книжке и проставляет штампом или письменно на оборотной стороне каждого денежного чека полное или сокращенное наименование получателя средств бюджета.

Ответственность за сохранность и учет полученных в ОФК чековых книжек несет бюджетное учреждение.

ОФК проверяет правильность формирования и, если заявка соответствует требованиям, установленным ОФК, принимает ее к исполнению.

После процедуры санкционирования учреждение заполняет денежный чек. Если денежный чек соответствует требованиям, на лицевой стороне принятого от учреждения и проверенного ОФК денежного чека проставляется оттиск печати ОФК.

Если в течение десяти дней со дня оформления денежного чека, не считая дня выписки, денежный чек не был предъявлен получателем средств бюджета в кассу учреждения банка, ОФК оформляет платежное поручение на возврат невостребованной суммы.

На соответствующий счет учреждения вносятся неиспользованные наличные деньги по видам средств: средства бюджета, средства от приносящей доход деятельности, средства дополнительного бюджетного финансирования, средства для осуществления оперативно-разыскных мероприятий, средства, поступающие во временное распоряжение получателей бюджетных средств.

Взнос получателем средств бюджета наличных денег в кассу учреждения банка производится на основании Объявления на взнос наличными (код формы по ОКУД 0402001). Объявление на взнос оформляется отдельно по каждому виду средств.

Бухгалтерский учет поступления наличных денег в кассу

Наличные деньги могут поступать со счета в кассу учреждения следующими способами:

С лицевого счета учреждения, открытого в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджетов (Федеральном казначействе);

От подотчетного лица.

Исходя из процедуры получения наличных денежных средств, определенной в Приказе N 89н, существует временной разрыв между подачей заявки и составлением денежного чека и непосредственным оприходованием денежных средств в кассе учреждения. Согласно Инструкции по бюджетному учету в данном случае необходимо использовать счет 0 210 03 000 "Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".
Пример

Учреждение имеет лицевой счет в Федеральном казначействе. Для выплаты заработной платы учреждению необходимо 650 000 руб. Учреждение подало заявку на получение наличных денег, денежные средства поступили в учреждение, и заработная плата была выдана из кассы. Бухгалтер записал:

Если же операции по получению денежных средств связаны с предпринимательской деятельностью бюджетного учреждения и осуществляются через лицевой счет по учету внебюджетных средств в Федеральном казначействе, то бухгалтерские записи будут немного иными:

во-первых, изменится код вида деятельности;

во-вторых, вместо счета 0 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов" будет использоваться счет 2 201 01 000 "Денежные средства учреждения на банковских счетах".

Для выплаты заработной платы за счет средств от предпринимательской деятельности учреждение подало заявку на получение наличных денег в сумме 100 000 руб. Денежные средства поступили в учреждение, и заработная плата была выдана из кассы. Бухгалтер записал:

При возврате средств от подотчетного лица в кассу данная операция на основании приходного кассового ордера будет отражена так, как показано ниже.

Работник учреждения вернул неиспользованную подотчетную сумму - 200 руб. (деньги ранее были выданы работнику для приобретения материальных запасов). Бухгалтер записал:

При оказании бюджетным учреждением платных услуг денежные средства могут проходить через кассу предприятия.

При этом должен быть пробит кассовый чек на стоимость оказанной услуги или выписан приходный кассовый ордер (форма 0310001) или квитанция (форма 0504510).
Пример

Больница оказала платную услугу на 500 руб.

Бюджетные учреждения могут производить наличные расчеты с покупателями и заказчиками за готовую продукцию, оказанные услуги или выполненные работы.

Учреждение осуществляет предпринимательскую деятельность. Покупателями внесено в кассу 14 000 руб. Бухгалтер записал:

Учет операций по расходованию наличных денег бюджетного учреждения

Наличные деньги могут расходоваться из кассы учреждения следующими способами:

внесение наличных денег учреждением, имеющим лицевой счет в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджетов (Федеральном казначействе);

выдача наличных денежных средств под отчет;

выдача заработной платы и денежного довольствия;

выдача стипендий;

выдача сумм оплаты труда лицам, не состоящим в штате учреждения, по договорам гражданско-правового характера;

выдача депонентской задолженности.

Принятые банком наличные деньги зачисляются на счет ОФК, а учреждению выдают квитанцию к объявлению на взнос наличными.

Письмом Банка России от 04.12.2007 N 190-Т разъяснены отдельные вопросы применения его указания от 20.06.2007 N 1843-У. Напомним читателям журнала, что этим указанием Банка России был установлен предельный лимит расчетов наличными денежными средствами по одной сделке в размере 100 000 руб. Так вот, в данном письме Банк России подчеркивает, что этот лимит распространяется на расчеты между организациями, индивидуальными предпринимателями или между организацией и индивидуальным предпринимателем. К выдаче сотрудникам заработной платы или предоставлению им займов лимит не относится. Также Банк отметил, что вышеприведенное указание не устанавливает каких-либо временных рамок, например на расчеты в течение дня. Лимит действует только для расчетов по одному договору (заключенному между организациями, между организацией и индивидуальным предпринимателем или между двумя предпринимателями) и не зависит от срока действия договора и периодичности расчетов по нему.

Из кассы бюджетного учреждения, не имеющего лицевого счета в Федеральном казначействе, внесены наличные денежные средства на счет в банке в сумме 2920 руб. Бухгалтер записал:

Одновременно данная сумма отражается на забалансовом счете 18 "Выбытия денежных средств со счетов учреждения", так как данная операция относится к восстановлению ранее перечисленных средств.

В учреждении была депонирована заработная плата и произведен возврат неиспользованных наличных денег в сумме 5000 руб. Бухгалтер оформил следующие проводки:

После выздоровления сотруднику выдали полагающуюся ему сумму. Бухгалтер записал:

Если же операции по возврату денежных средств связаны с предпринимательской деятельностью бюджетного учреждения и осуществляются через лицевой счет по учету внебюджетных средств в Федеральном казначействе, то бухгалтерские записи будут немного иными:

во-первых, изменится код вида деятельности;

во-вторых, вместо счета 0 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами" будет использоваться счет 2 201 01 000 "Денежные средства учреждения на счетах".

Движение денежных средств на лицевых счетах в органе федерального казначейства

Виды лицевых счетов

Особенности ведения денежных операций на лицевом счете

Порядок отражения поступлений и расходов по бюджетной и внебюджетной деятельности

Документы, необходимые для проведения денежных операций

Бюджетные учреждения учитывают денежные средства на лицевых счетах, открытых в территориальном органе Федерального казначейства по месту обслуживания (ч. 2 ст. 30 Федерального закона от 08.05.2010 № 83-ФЗ; в ред. от 03.11.2015). Порядок открытия и ведения лицевых счетов территориальными органами Федерального казначейства утвержден Приказом Казначейства России от 29.12.2012 № 24н (в ред. от 29.12.2014).

Бюджетные организации не имеют права самостоятельно заключать договор банковского счета для открытия счетов по учету бюджетного финансирования — денежные средства зачисляются на единый счет федерального казначейства, с которым непосредственно работают банки. Расчетные документы банк принимает от федерального казначейства, оно же получает от банка подтверждение расчетных документов к обработке, расчетные документы, поступившие при возврате средств, выписки по счетам.

Бюджетные организации наличные средства получают в банке по чековой книжке, выданной структурам федерального казначейства; неиспользованные средства федерального бюджета бюджетная организация также сдает в кассы банка. Лимит кассы банк устанавливает структуре Федерального казначейства, которой открыт счет. Порядок ведения кассовых операций и соблюдение лимита кассы контролируют органы Федерального казначейства. Доходы по предпринимательской деятельности, самостоятельно заработанные бюджетной организацией, также учитываются на счетах в казначействе.

Виды лицевых счетов

В территориальном органе Федерального казначейства учреждению могут быть открыты следующие виды лицевых счетов:

20 — предназначен для учета операций со средствами бюджетных учреждений. На этом счете отражаются операции со средствами субсидий, полученных на выполнении государственного задания (за исключением субсидий на иные цели, капитальные вложения), средствами, полученными по предпринимательской деятельности, доходами от сдачи имущества в аренду, а также средствами, поступающими в обеспечение заявки на участие в закупках и исполнения контракта;

21 — отдельный лицевой счет бюджетного учреждения, предназначенный для учета операций с субсидиями на иные цели и капитальные вложения (ст. 78.1, 78.2 Бюджетного кодекса РФ);

22 — лицевой счет бюджетного учреждения, предназначенный для учета операций со средствами ОМС.

В Органе Федерального казначейства для осуществления операций учреждению здравоохранения ФФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Кировском районе» города Екатеринбурга открыт единый лицевой счет по поступлению и расходованию денежных средств, на который зачисляются:

• субсидии на выполнении государственного задания (бюджетные ассигнования);
• доходы, полученные от иной приносящей доход деятельности.

Учреждение занимается в том числе предпринимательской деятельностью (оказание санитарно-эпидемиологических услуг на платной основе юридическим и физическим лицам, индивидуальным предпринимателям, заключив с ними договора).

Для раздельного учета движения денежных средств за счет разных источников финансирования, отражения операций в бухгалтерском учете по видам деятельности применяется код вида финансового обеспечения (КФО).

Порядок учета субсидий определен Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (в ред. от 06.08.2015; далее — Инструкция № 157н). В соответствии с ним следует применять код вида финансового обеспечения деятельности 4 (КФО 4) «Субсидии на выполнение государственного задания»

По предпринимательской деятельности применяется код вида финансового обеспечения деятельности 2 (КФО 2) «Доходы от оказания платных услуг».

Особенности ведения денежных операций на лицевом счете в ОФК

1. Первичный документ для осуществления безналичных расчетов по оплате денежных обязательств — заявка на кассовый расход.

На получение наличных денег оформляется заявка на получение наличных денег.

Бюджетные учреждения кассовые операции со средствами проводят в порядке, утвержденном Приказом Казначейства России от 19.07.2013 № 11н.

2. В документах на списание денежных средств с лицевого счета в Органе Федерального казначейства при формировании заявки на кассовый расход указывается КФО. Задача учета кассовых расходов — проконтролировать целевое расходование средств.

3. Субсидии на выполнение государственного задания (бюджетные ассигнования) и доходы по предпринимательской деятельности, прочие доходы зачисляются на один лицевой счет. Для раздельного аналитического учета движения денежных средств в бухгалтерском учете используются забалансовые счета 17 и 18, открытые к счету 0.201.11.000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства».

4. Федеральное казначейство контролирует кассовые расходы в разрезе статей бюджетной классификации независимо от осуществляемой деятельности — бюджетной или иной приносящей доход.

5. Списываются денежные средства строго по целевому назначению в соответствии с утвержденной сметой доходов и расходов. В расходной части сметы предусматриваются планируемые расходы по видам деятельности с распределением по статьям бюджетной классификации (КОСГУ).

ФФБУЗ работает с органом федерального казначейства с использованием СУФД.

С. С. Велижанская,
заместитель главного бухгалтера ФФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в Октябрьском и Кировском районе город Екатеринбург»

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале

Счет 020104000 "Касса"

Счет предназначен для учета движения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте в кассе учреждения.

При оформлении и учете кассовых операций учреждения руководствуются порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным Центральным банком Российской Федерации, с учетом следующих особенностей.

Прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности - Квитанциям (ф.0504510) и Приходным кассовым ордерам (ф.0310001). В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные Реестром сдачи документов, с приложением квитанций (копий).

При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в Книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий.

При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных Расходных кассовых ордеров (ф.0310002) применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф.0504501).

Учет кассовых операций в учреждениях как в валюте Российской Федерации, так и в иностранных валютах ведется в Кассовой книге (ф.0504514).

Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте ведутся на отдельных листах Кассовой книги (ф.0504514) по видам иностранных валют.

Учет операций по движению наличных денежных средств на счете 020104000 "Касса" ведется в Журнале операций по счету "Касса" на основании кассовых отчетов.

Порядок ведения кассовых операций на территории РФ регламентируется решением совета директоров ЦБ РФ № 40 93(95) г.

19. Учет расчетов с подотчетными лицами.

Счет 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами"

На счете учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют Авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к Авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в Карточке учета средств и расчетов.

Операции по счету оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Д 020800000, К 020104610 - выдача сумм подотчетным лицам;

Д 010500000, К 020800000 - принятые к бухгалтерскому учету суммы произведенных расходов согласно утвержденному руководителем авансовому отчету;

Д 020104510, К 020800000 - возвращенные остатки подотчетных сумм;

Основные документы, закрепляющие правила учета кассовых операций в бюджетных учреждениях, таковы:

• Единый план счетов, утвержденный приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н;
• План счетов бюджетного учета, утвержденный приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н;
• указание Банка России о порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У;
• приказ Казначейства России «О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов» от 10.10.2008 № 8н;
• закон «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Бюджетные структуры руководствуются теми же требованиями Банка России, что и остальные юридические лица. Лимит денежных средств, которые могут оставаться в кассе на конец рабочего дня, не может быть превышен, за исключением дней, когда в учреждении выдается зарплата или другие социальные выплаты. Лимит рассчитывается по формуле из приложения к указанию № 3210-У. Для работы с кассой должен быть определен ответственный работник — кассир. Кассир отвечает за сохранность средств в кассе материально.

Бухгалтерский учет прихода и расхода денежных средств

Для бухучета наличных денег предусмотрен счет 020134000 «Касса», к которому открыты аналитические счета: 020134510 для поступлений средств в кассу, 020134610 для выбытия средств из кассы.

Основные проводки по движению наличных денежных средств, а также документы, которые должен оформить бухгалтер, смотрите в таблице ниже; другие транзакции можно найти в пп. 84 и 85 Инструкции к плану счетов (приказ № 174н).

Приходный и расходный кассовые ордера выписываются в 1 экземпляре, который остается в кассе. Реестр сдачи документов оформляется в случае, если денежные средства принимаются уполномоченными лицами. При поступлении наличных денег от покупателя применяется кассовый аппарат.

Кроме того, чтобы получить наличные средства с лицевого счета, учреждение должно заполнить и передать в орган Федерального казначейства следующие заявки, утвержденные приказом казначейства № 8н:

• заявку на кассовый расход (ф. 0531801);
• заявку на получение наличных денежных средств (ф. 0531802).

О том, как оформлять кассовую книгу, читайте в статье «Порядок ведения и заполнения кассовой книги - образец» .

Инвентаризация кассы

Проведение инвентаризации активов и обязательств в бюджетной организации должно проходить согласно приказу Минфина РФ «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» от 13.06.1995 № 49. При инвентаризации кассы ответственные лица проверяют наличие хранящихся в ней денежных средств, ценных бумаг и денежных документов.

Глава учреждения должен утвердить график проведения инвентаризаций и инвентаризационные комиссии. Существует требование об обязательной инвентаризации в следующих случаях:

• перед составлением годовой отчетности (если инвентаризация не проводилась после 1 октября отчетного года);
• при передаче дел новому материально ответственному лицу (МОЛ);
• при обнаружении недостач в результате хищений или порчи;
• после чрезвычайной ситуации;
• перед составлением ликвидационного баланса.

Желательно, чтобы перед инвентаризацией все приходные и расходные ордеры были проведены в бухгалтерском учете. В противном случае комиссия получает непроведенные первичные документы и помечает их как «оформленные до инвентаризации» — тогда при подсчете результатов инвентаризации бухгалтер сможет определить остатки денежных средств на начало процедуры. Проверка кассы обязательно должна проходить в присутствии МОЛ (кассира). При пересчете заполняется акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0309014), который подписывается всеми членами комиссии и материально ответственными лицами. Для сравнения результатов инвентаризации с бухучетом составляется сличительная ведомость (ф. 0309017). Кроме того, во время проведения инвентаризации комиссия может проверить правильность оформления первичных документов, наличие всех подтверждающих документов и подписей на них, соблюдение соответствия остатков в кассе установленным лимитам.